[Borrador] Aumenta tu productividad aplicando la metodología GTD (Getting Things Done) con herramientas MS (OneNote + Outlook + Win7)

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Configuración de OneNote

Lo primero es mostrar las fichas de páginas a la izquierda, podemos hacerlo el menú principal Archivo > Opciones > Mostrar y seleccionando la opción “Fichas de página a la izquierda”.

 

Configuración Outlook

Visualizar las siguientes acciones

Desplegamos la columna de la derecha con las tareas pendientes:

image9

 

 

Gestión de tareas con las etiquetas de OneNote

Para realizar un seguimiento y priorización de tareas podemos emplear la funcionalidad de etiquetas de OneNote, al final de la lista desplegable podemos definir nuestras propias etiquetas:

One-Note-Tags-1

 

Definimos 3 nuevas etiquetas por prioridad (también podemos modificar las disponibles), podemos definir un color de texto para que sea más visual e intuitivo:

  • Tarea pendiente, prioridad media
  • Tarea pendiente, prioridad alta
  • Tarea pendiente, prioridad muy alta

Captura

Creamos una sección en OneNote “TAREAS” con una página “To do list” y realizamos nuestros primeros pinitos:

Captura (1)

Usando la utilidad buscar etiquetas ahora podemos buscar todas la tareas de prioridad alta por ejemplo:

Captura (2)

 

 

 

Creación de tareas de Outlook en OneNote

  1. Seleccionamos el texto que queremos que sea nuestra tarea en Outlook.
  2. En el menú selecciona Tareas de Outlook
  3. Seleccionamos cuando la queremos realizar (hoy, mañana, esta semana, etc,.)
  4. Ahora en Outlook podemos visualizar las tareas.

Captura (3)

 

Captura (4)

Desde OneNote podemos marcar la tarea como completada.

Podemos crear una sección en OneNote para cada proyecto y dentro una página para cada tarea con una etiqueta conectada a Outlook por ejemplo, al abrir la tarea en Outlook nos muestra un enlace a la tarea en OneNote. Una característica de la tarea en Outlook es que podemos asignar la tarea a otra persona junto con otras características como grado de avance.

Captura (5)

 

Insertar capturas de pantalla de forma rápida en OneNote

Cuando estamos tomando notas o documentando un proyecto es muy normal acompañar el texto de gráficos y capturas de pantalla, una forma sencilla es usar el atajo de teclado Windows + S. Seleccionamos la región que queremos capturar y la guardamos directamente en OneNote

También podemos imprimir un correo electrónico y enviarlo a OneNote directamente.

Organizando nuestra tareas con secciones, páginas y grupos de secciones

Creamos un nuevo bloc de notas en OneNote con el nombre GTD, a continuación creamos las siguientes secciones:

  • Inbox: Donde vamos recogiendo en una bandeja de entrada los datos diarios que nos llegan a través de correo electrónico u otros medios (enlaces, capturas de pantalla, etc,.), es similar a la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico.
  • Projects: GTD define un proyecto como un conjunto de acciones.
  • Lists: Listas que revisamos regularmente.
  • Read – Review: Normalmente enlaces o correos electrónicos de Outlook (noticias o libros que queremos leer).
  • Someday – Maybe:
  • Page Templates:
  • Completed:

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Creamos otro bloc de notas aparte llamado Reference.

Enviando la información a la bandeja de entrada Inbox

Una de las funcionalidades más potentes de OneNote es  la capacidad de capturar la información por diferentes medios.

Vamos a Archivo > Opciones > Enviar a OneNote y seleccionamos como ubicación predeterminada para guardar todos los elementos a Inbox.

Captura (6)

Ahora si por ejemplo seleccionamos un correo electrónico de Outlook y clicamos con el botón derecho del ratón y seleccionamos la opción OneNote el correo electrónico de guarda en Inbox.

Integración de OneNote y el explorador de Windows

Podemos crear un espejo de nuestras secciones de OneNote en el explorador de Windows en mis documentos.

image31

 

Creando plantillas de páginas

 

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