OwnCloud: Nuestra nube privada

ownCloudEn un post previo “[borrador] Dos gestores de ficheros para nuestro servidor web: Pydio VS ownCloud. Fight!!!!” mi intención era comparar Pydio y OwnCloud, los dos unos gestores de archivos magníficos para nuestro alojamiento Web.

Hoy he instalado OwnCloud en un hosting Web privado con la intención de usarlo como sistema de intercambio de archivos con compañeros de trabajo.

OwnCloud: Descripción básica

OwnCloud es una aplicación Web que nos permite intercambiar archivos desde todos nuestros dispositivos (aplicación Web con clientes para Windows XP, Vista 7 y 8, Mac, Linux y Android).

Su funcionalidad básica es extensible mediante cientos de aplicaciones.

En el momento de escribir este post la versión del servidor Web es la 8.0.2 publicada el 11 de Marzo del 2015 (buen indicador de su mantenimiento y actualización).

La instalación en nuestro hosting es super sencilla y soporta varios sistemas de gestión de bases de datos (MySQL / MariaDB, SQLite, PostgreSQL y Oracle). Yo lo he instalado usando SQLite pero no lo recomiendan para sistemas muy grandes o para gestionar varios usuarios, antes de seguir vuelvo a reinstalarlo con MySQL como base de datos.

El diseño Web es adaptativo a tipos de pantalla diferentes como dispositivos móviles (responsive design).

Cada usuario tiene su espacio de alojamiento y pueden compartir entre usuarios los archivos (cuando queremos compartir un archivo nuestro con otro usuario permite autocompletar su nombre al escribir sus primeras iniciales), también podemos compartir con usuarios no registrados compartiendo un enlace público (podemos definir una fecha de expiración del enlace).

Los archivos pueden marcarse como favoritos para acceder más rápido cuando estamos trabajando activamente con ellos por ejemplo, también incorpora funciones de búsqueda.

Owcloud permite conectar con repositorios externos como DropBox, FTP, Google Docs y permite encriptación para una mayor seguridad.

Otras:

  • Edición colaborativa de ficheros .odt o .doc.
  • Versiones de ficheros para deshacer cambios o borrados por error.
  • Galerías de fotos.
  • RSS con actividad (muy útil para seguir los últimos cambios desde Outlook o una aplicación lector RSS como Feedly que uso yo)
  • Calendarios compartidos.
  • Gestión de contactos.
  • Vista previa en el sitio de PFDs, imagenes, ficheros de texto, Open Document, Word…
  • Definir espacio de almacenamiento máximo para cada usuario
  • Documentación elaborada.
  • Integración con aplicaciones de terceros.

Instalación con BD MySQL

Siguiendo las siguientes indicaciones voy a instalar OwnCloud.

Descargamos ownloud-8.0.2.zip y lo subimos usando FTP a nuestro alojamiento Web, los descomprimimos y accedemos usando el navegador para realizar la instalación.

Antes de realizar la instalación creamos una BD para owncloud y usuario con clave.

Sólo nos falta proporcionar los datos de la BD y la instalación se completa en un paso.

Configuración

Con la cuenta de administración creada durante la instalación es muy sencillo configurar algunas características:

  • En la sección “Compartiendo” permito a los usuarios la compartición mediante enlaces públicos, subidas públicas, permitir a los usuarios enviar mensajes de notificación para ficheros compartidos, permitir re-compartición, permitir a los usuarios enviar notificaciones por correo electrónico de los archivos compartidos a otros usuarios.
  • También es importante configurar la cuenta de correo electrónico para recibir notificaciones.

A parte de cambiar estos parámetros apenas he tocado el panel de administración.

Creación de usuarios

La siguiente tarea es crear usuarios para los compañeros del departamento, una característica super interesante es poder asignar a uno o varios grupos a cada usuario y establecer una cuota de almacenamiento (en estos momentos ilimitada), también he creado usuarios ficticios para ficheros compartidos del departamento y de proyectos.

Con los grupos nos permite compartir archivos o carpetas con grupos sin tener que compartir con cada uno de los usuarios uno a uno.

Copias de seguridad

Una de las cosas que debemos hacer siempre antes de empezar a instalar aplicaciones extra es probar las aplicaciones para escritorio y Android para saber si nuestros usuarios van a poder trabajar con comodidad, más importante es crear copias de seguridad programadas desde la instalación básica.

Usando ssh creamos un script que cree una copia con rsync y mysqldump, ambas utilidades de línea de comandos para crear una copia de seguridad de los archivos y de la base de datos respectivamente.

#rsync -Aax public_html/owncloud/ public_ftp/backups/owncloud/owncloud-dirbkp_`date +”%Y%m%d”`/

mysqldump –lock-tables -h [server] -u [username] -p[password] [db_name] > owncloud-sqlbkp_`date +”%Y%m%d”`.bak

En vez de rsync yo he usado compresor tar con opciones -zcvf.

Una vez creado el script solo tenemos que configurar cron en el panel de nuestro hosting para que se ejecute diariamente por las noches.

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