Wunderlist y GTD

Wunderlist-3

 

Nosotros somos fanáticos de Trello pero con asiduidad realizamos una especie de vigilancia tecnológica para ver que otras herramientas alternativas existen en el mercado, Wunderlist es una de esas aplicaciones Web para gestionar tareas que ha ganado gran popularidad en los últimos tiempos (¡más de 13 millones de usuarios!), tanto eco ha tenido que se han aliado con Microsoft (espero que no lo echen todo a perder).

En esencia es un gestor de tareas con una interface super atractiva y que permite trabajar de forma colaborativa con nuestros colegas (sean de trabajo o no).

En un vistazo rápido podemos ver que ofrece:

wunderlist_01

No nos vamos a detener comentando sus características o la forma de uso sino que iremos directamente a un ejemplo práctico implementando la metodología propuesta por David Allen llamada GTD (Getting Things Done) en Wunderlist.

 

gtd_quickref

Crear la listas básicas GTD

Creamos varias listas básicas en Wunderlist:

  • INBOX: Bandeja de entrada donde entra toda la información.
  • NEXT: Próximas acciones que debemos abordar.
  • WAITING: En espera a que alguien realice alguna acción para que nosotros podamos continuar (delegated)
  • SOMEDAY: Algún día.
  • REVIEW: Información que debemos revisar o leer.
  • CALENDAR: Acciones que tienen una fecha concreta como una cita, una reunión o una presentación.

Aquellas acciones que no requieran una acción concreta las podemos borrar o si contienen información de interes guardar está información (una carpeta REFERENCE con enlaces y ficheros adjuntos).

Cuando una tarea consiste de varios pasos o subtareas podemos tratarla en una lista aparte como un proyecto.

paso_01

Lo primero es procesar y colocar en su sitio correcto toda la información de la bandeja de entrada (lo mejor es a primera hora cuando entramos al trabajo), cualquier tarea que podamos completar en menos de 2 minutos se realizara al momento (una llamada por ejemplo) y se eliminará de la bandeja de entrada.

El resto de tareas:

  • Si no requiere acción por nuestra parte la borramos
  • Delegar cuando la acción corresponde a otros (por ejemplo esperando una información que nos tienen que elaborar para completar un documento).
  • Si requiere una acción programada la registramos en el calendario (una reunión o una presentación por ejemplo).
  • Si es una acción que realizaremos más adelante cuando las circunstancias sean más propicias la pasamos a algún día (por ejemplo aprender Python).

Uso de etiquetas

Las etiquetas son textos breves precedidos de un carácter especial “#”. Permiten realizar búsquedas transversales de ciertas categorías que nosotros especifiquemos en el texto. Si por ejemplo creamos listas individuales para cada proyecto (NEXT, SOMEDAY, etc.) podemos usar etiquetas (hashtag) para definir cada tipo y así buscar más adelante las próximas tareas que debemos acometer entre todos los proyectos.

  • #NX Para NEXT (junto con la estrella de destacados de Wunderlist).
  • #WT Para WAITING.
  • #SM Para SOMEDAY
  • #RV for Review

También podemos usar las etiquetas con otros propósitos:

  • Prioridad con #P1, #P2, P3.
  • Estimación de tiempo: #30m (30 minutos), #1h (1 hora), #3d (3 días)

Con estas sencillas reglas ahora ya puedo buscar las próximas tareas en todos los proyectos usando la herramienta de búsqueda o bien viendo los elementos destacados con la estrella en el menú de Wunderlist.

En el ejemplo de la captura  ademas he utilizado algunas funcionalidades de Wunderlist para establecer una fecha de vencimiento (crea nuevas opciones en el menú principal para ver por ejemplo las tareas para esta semana) y un recordatorio.

wunderlist_03

Usando las etiquetas incluso podemos eliminar las listas NEXT, WAITING, etc,. y simplemente crear listas para cada proyecto y luego buscar las próximas tareas a acometer mediante las etiquetas.

Conclusiones

  • No dispone de gestor de etiquetas
  • Sólo dispone de un nivel de listas
  • Permite la colaboración de listas y notas entre varias personas
  • No tiene posibilidad de estimar tiempos para desarrollar una tarea o una imputación de horas empleadas en cada tarea.
  • La tarea solo tiene dos estados, cuando está abierta o cuando la marcamos como finalizada, tal vez sería deseable la posibilidad de definir estados intermedios: En progreso, en pausa, iniciada.
  • No tiene vistas de calendario.

Recursos

Enlaces

 

 

 

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