Kanboard: Gestión de proyectos en línea con la metodología Kanban

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La gestión de proyectos basada en metodologías Kanban tiene múltiples beneficios (pero no es el propósito de este post):

  • Visualizar el trabajo en curso y la entrada de tareas.
  • Adaptar el tablero Kanban a flujos de trabajo.
  • Controlar el trabajo en progreso (WIP Work In Progress).

Kanboard es una herramienta entre tantas y seguramente no destacará frente a otras soluciones de pago profesionales (por ejemplo JIRA de Atlassian) pero tiene varias cosas que me gustan: Es gratis, de código abierto (licencia MIT) y escrito en PHP.

Otras herramientas a evaluar:

  • Wekan The open-source Trello-like Kanban.

 

La instalación de Kanboard es super simple (la instalación por defecto emplea SQLite como base de datos empotrada sin necesidad de un sistema de gestión de base de datos como MySQL), la versión estable es 1.0.28 y se puede descargar comprimido del siguiente enlace kanboard-latest.zip (versión liberada el 8 de Mayo del 2016 indica que el proyecto no está abandonado).

Descomprimimos el fichero una carpeta de nuestro servidor Web. Accedemos al enlace, en mi caso: http://localhost/kanboard/login. El usuario y clave por defecto es admin-admin.

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Si queremos echar un vistazo rápido a la herramienta podemos probar alguna de las demos como la que ofrecen en Cloudron.

Características

A primera vista a pesar de que no es un diseño muy atractivo es sin embargo contundente y funcional. Lo primero que busco es si tiene menciones sociales a usuarios y  grupos al estilo de Trello o Twitter (notificaciones directas a otros usuarios usando @ seguido del nombre de usuario), parece que no, creo que es una debilidad, otra cosa que lamentar es que parece que no existe aplicación para Android y la Web con la instalación inicial no es muy adaptativa a diferentes tamaños de pantalla, tal vez se pueda remediar con algún plugin pero hoy día las aplicaciones Web siempre deberían tener en mente que cada vez navegamos más usando el terminal móvil como una oficina desde donde hacer todo tipo de tramites, gestionar proyectos y tareas (Trello), comunicarnos usando aplicaciones de mensajería (Telegram), etc.

Las tareas sólo pueden ser asignadas a una categoría, a mi me gusta la flexibilidad de asignarla a múltiples categorías (hashtags precedidos con #).

Cosas positivas que me gustan son:

  • Analítica de tarea: Muestra mediante una gráfica de barras vertical el tiempo que transcurre cada tarea en una fase de su ciclo de vida. Yo en casi todos mis tableros Kanban añado una columna WAITING que indica que no se puede continuar la acción mientras alguna otra persona en muchos casos el usuario ha especificado la descripción de la acción con muy pocos detalles y estamos esperando a que nos responda a un correo electrónico con el objetivo de recabar datos. Cuando se acumulan muchas tareas en esta columna o  mucho tiempo deberían cerrarse previa notificación al solicitante de la acción. También sería interesante el tiempo que se pierde con acciones en estos estados mientras la fecha de entrega en muchos casos es fija y el tiempo corre.

  • Flujo de actividad (tarea, proyecto y usuario): Una lista de todas las modificaciones sobre una tarea, proyecto o realizadas por un usuario, podemos obtener de un vistazo rápido el grado de avance y si realmente se esta haciendo algo con una tarea.
  • Acciones sobre una tarea como añadir comentarios, adjuntar documentos o capturas de pantalla (super útil para reportar incidencias).
  • Seguimiento temporal sobre el tiempo estimado y el transcurrido (en horas).
  • Fecha límite de entrega de tarea.
  • Proyectos: Cada proyecto tiene su tablero Kanban que permite arrastrar y soltar una tarjeta entre columnas en el navegador, tarjetas por colores. También tiene vista Gantt y modo de lista (muy útil para ordenar por categoría o fecha límite, aunque no por prioridad). También incorpora un calendario.
  • Búsquedas predefinidas y filtros de búsqueda avanzados, por ejemplo “status:open” muestra todas las cards abiertas. Podemos ver las tarjetas asignadas a un usuario o buscar por categoría (yo siempre uso categorías típicas como: Documentación, formación, incidencias, soporte.

  • Analíticas de proyecto: Vistas muy útiles para detectar en que fase se acumulan más tareas, si es en desarrollo tal vez estamos asignando demasiado trabajo en progreso cuando el objetivo de Kanban es reducir la multitarea y el estrés que eso provoca , un sistema pull no permite la entrada de una tarea mientras no se libere o acabe alguna de las previas. Si la mayoría de las tareas se acumulan en backlog tal vez los recursos destinados al proyecto no están bien dimensionados y demasiados inputs crean un cuello de botella imposible de procesar o planificar (en esos casos tal vez haya que decir que no a nuevas solicitudes o eliminar aquellas que lleven un tiempo excesivo en el backlog). También podemos ver la carga de trabajo distribuida entre los miembros del equipo. Diagramas de flujo acumulativo. Tiempo medio empleado en cada columna o fase. Plazo medio de entrega de una acción. Finalmente otra gráfica muy útil es el tiempo estimado contra el real empleado.

 

  • Vinculación pública: Podemos suministrar un enlace público que muestra el tablero Kanban sin necesidad de acceder al sistema. Fuentes RSS me gusta para todas las actividades que se producen en un proyecto usando un lector de feeds RSS como Feedly (que la información  sea publica o no se puede configurar en las preferencias del proyecto).
  • Integración con correo electrónico: Notificaciones y apertura de tickets enviando un mail (los correos electrónicos de origen para crear acciones deben pertenecer a un usuario de Kanboard).

Menú administración

Administración de proyectos

Opciones principales:

  • Vista resumida.
  • Notificaciones (usando plugin).
  • Acceso público privado.
  • Adaptación de columnas a flujos de trabajo, inicialmente un proyecto se crea con las siguientes columnas: Backlog (tarea sin planificar en bandeja de entrada), Ready (preparada para acometer), Work in progress (tarea en desarrollo), Done (tarea finalizada). A mi normalmente me gusta añadir otras columnas como: Waiting (esperando información o feedback de otro usuario o del solicitante para continuar con la tarea). Para controlar el WIP (Work In Progress) podemos definir un número máximo de tareas por columna, se suele calcular un número de WIP basado en TEP (Tiempo Entrega Promedio) de una tarea.
  • Categorías: Podemos definir diferentes categorías de tareas (incidencia, documentación, análisis, soporte).
  • Permisos: Lista de control de acceso para usuarios y grupos.
  • Las acciones automáticas ofrecen un gran abanico de acciones predefinidas por ejemplo: Añadir un comentario automático cuando una tarea cambia de columna. asignar la tarea a un usuario especifico, cerrar una tarea cuando no hay actividad, etc.

Usuarios

Podemos añadir usuarios a la aplicación con diferentes roles (usuario, administrador, gestor):

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Una vez creado el usuario podemos gestionar todas sus tareas y datos asociados, por ejemplo los proyectos en los que está envuelto o todas las tareas asignadas.

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Grupos

Podemos crear grupos y asignar usuarios a los mismos:

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Ajustes

Podemos configurar los siguientes ajustes:

  • Plugins.
  • Ajustes de la aplicación: Idioma, ajustes fecha y zona horaria.
  • Ajustes de proyectos: Color por defecto de nuevas tareas y otros ajustes.
  • Ajustes de tablero: Intervalos de refresco.
  • Calendario.
  • Enlaces.
  • Webhooks (muy interesante)
  • API para interactuar con la aplicación.

Dashboard

El panel principal muestra una vista resumida muy útil para determinar de en que proyectos estamos involucrados y las tareas que tenemos asignadas:

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Cuando pinchamos sobre un proyecto se despliega el tablero Kanban del mismo.

Cuando accedemos a un proyecto podemos ver un resumen general:

Proyectos

Lo primero es crear un proyecto (+ New project) con un nombre.

03Las opciones del menú principal permiten

Referencias

Metodología Kanban

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