Plus for Trello. La gestión del tiempo que le falta a Trello de forma nativa

 

Trello no tiene ninguna utilidad nativa para medir tiempos empleados en cada tarjeta, buscamos algo muy fácil de usar para imputar tiempos empleados en cada tarjeta (que la gestión del tiempo no suponga más carga de trabajo añadida), debe permitir registrar en tiempo real con un simple click de ratón o en diferido (al final del día por ejemplo para apuntar todos los tiempos de la jornada) y debe permitir generar reportes por cada miembro del equipo (de forma semanal todos los Viernes por ejemplo o mensualmente).

Partiendo de esas premisas tan simples parece que Plus for Trello tiene todos los visos de quedarse en el equipo para la gestión del tiempo o “Time Tracking“.

Plus for Trello

Plus for Trello es un plugin gratuito para Chrome (lo sentimos por los usuarios de otros navegadores), para acceder a opciones más avanzadas existe la versión de pago pero hasta el momento aún estamos evaluando la versión gratuita y nos es suficiente para un equipo de trabajo medio (10 personas o menos).

Una vez instalado podemos visualizar nuevos controles integrados dentro de Trello, la primera vez es aconsejable seguir la ayuda y configurar las opciones del plugin.

En cada tablero en la esquina superior derecha podemos usar la opción “Tour” para acceder a las características principales en cualquier momento:

 

El control principal del tablero muestra un resumen del tablero (sólo toma en cuenta aquellas tarjetas que tengan estos tiempos definidos):

  • S (Spent): Tiempo consumido.
  • E (Estimate): Tiempo estimado para finalizar.
  • R (Remaining): Tiempo restante.

Si pasamos el ratón por encima muestra el % completado. Desde el control podemos obtener un reporte en forma de tabla o también una gráfica (ver Burn down chart).

Para cada lista o columna también podemos obtener un resumen (si pasamos el ratón por encima para ver % completado y Restante).

Tarjetas

Dentro de cada tarjeta se ubica el botón necesario para desencadenar la acción de iniciar o pausar registro de tiempo asociada a a misma.

En cada tarjeta podemos imputar tiempos a mano (S y E) junto con una anotación que se incrusta como una un comentario en la propia tarjeta.

Dentro de cada tarjeta podemos obtener un informe de la misma.

La primera estimación de tiempos introducida (1st Estimate) genera un campo de estimación inicial que no puede ser modificada (así luego permite controlar los cambios de estimaciones).

La escala de tiempos por defecto son horas, si queremos cambiarlo a minutos hay que modificar las preferencias.

Filtrado de reportes por #etiquetas (tags):

Tareas recurrentes:

Enlaces externos

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Trello anuncia nuevos “Power-Ups” para todos los usuarios

Los desarrolladores de Trello siguen imparables ofreciendo nuevas utilidades en forma de potenciadores o power-ups como los llaman.

Ahora ofrecen la activación de un potenciador por cada tablero para equipos de trabajo que permite conectar con aplicaciones externas como Slack, Dropbox, Google Drive, etc,.

La novedad no son los potenciadores en si que ya los conocíamos sino nuevas opciones que ofrecen.

Tarjetas personalizadas

Con este nuevo potenciador podemos definir campos personalizados para las tarjetas, por ejemplo para anotar los datos de contacto de una persona con campos especiales por ejemplo para un teléfono de contacto o correo electrónico.

Una vez habilitado al crear una nueva tarjeta en el tablero se muestra un nuevo botón en la sección Power-ups en el menú para crear campos personalizados:

trello1

Los campos pueden ser de tipo texto, número, checkbox, fecha o lista desplegable.

A modo de ejemplo he definido dos nuevos campos de tipo texto y fecha:trello2

Una vez rellenados los campos salen definidos en la parte superior de la tarjeta y se pueden cambiar en cualquier momento.

trello3

Podemos darle infinidad de usos a los campos personalizados, si buscáis fuentes de inspiración se pueden consultar usos posibles en este artículo “Maximize Your Trello Workflow With Custom Fields“, varios de los usos propuestos en el artículo resultan muy interesantes, para guardar un código de orden o acción, una fecha de finalización o un checkbox que indique que la acción esta completada , si usamos la opción de ver estos campos en la tarjeta sin necesidad de abrirla es fácil para el administrador del proyecto conocer de un rápido vistazo el estado de las tareas asignadas.

Card Repeater: Tareas recurrentes

Con Card Repeater Trello crea automáticamente copias de una tarjeta en intervalos definidos para tareas repetitivas.

Los administradores de equipo deben solicitar acceso en el siguiente enlace ya que aún esta en fase beta.

En el momento de escribir este post aún estoy esperando la confirmación de activación así que no he podido probarlo.

Fuenteblog.trello.com – Announcing Power-Ups For All!

De vuelta en el universo Trello (como sistema de ticketing)

Al paso que voy voy a volcar toda mi vida dentro de Trello, a pesar de que me considero un usuario avanzado cada día descubro nuevas funcionalidades, recientemente también le he dado una vuelta de tuerca usándolo como sistema de ticketing, usando la funcionalidad que permite abrir una tarjeta en un tablero enviando un correo electrónico a una dirección determinada, mediante un formulario Web que permite a los usuarios reportar una incidencia de forma sencilla sin necesidad de instalar aplicaciones complejas, simplemente si Internet funciona acceden a un formulario (podemos crearlo en Google Forms por ejemplo aunque nosotros no lo hemos hecho en WordPress) y describen su problema así como los datos de contacto y incluso pueden asociar una captura de pantalla al formulario, cuando el formulario se procesa se envía mediante correo electrónico a los compañeros de soporte a modo de aviso y abre automáticamente  una card en Trello enviando un segundo correo electrónico.

trello1

A modo de ejemplo para este artículo si enviáis un correo a la siguiente dirección: ikerlandajuela+16hhxm1eghkd6wdjd8na@boards.trello.com

Se crea automáticamente una tarjeta en la posición superior de la columna BACKLOG del tablero Ejemplo: Tablero “Kanban”, los siguientes pasos suelen ser normalmente: Recabar más datos sobre la incidencia, asignar, priorizar o establecer una fecha de cumplimiento.

Una vez creada la tarjeta con el ticket o incidencia podemos proporcionar al solicitante la dirección de correo electrónico de la tarjeta para escribir directamente nuevos comentarios escribiendo a una dirección de correo electrónico asociada a la tarjeta.

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Esta funcionalidad es genial y puede servir a otros muchos propósitos como por ejemplo: Recabar consultas o dudas, crear recordatorios personales, algún tipo de encuesta, etc.

Hoy he aprovechado el día para aprender nuevos trucos y alimentar el tablero público: Trello + Slack + Google Tips & Tricks.

El número de funcionalidades y opciones es interminable, aquí algunos de los principales trucos que he recopilado:

Trello: Ejemplos tablero

Trello: Tableros

Trello: Tarjetas

 Trello: Búsqueda de tarjetas

Trello: Atajos de teclado https://trello.com/shortcuts

Trello y Google: